Règlement intérieur de l'Orchestre Symphonique du Campus d'Orsay

1. Statut de l'orchestre
L'orchestre fait partie des activités proposées par le CESFO. Son effectif est constitué, sauf exceptions, de membres titulaires permanents dont la participation aux activités musicales ou d'organisation est bénévole. Il peut faire appel ponctuellement à des musiciens rémunérés, sous réserve des dispositions énoncées aux paragraphes suivants.
Chaque année, les membres permanents de l'orchestre sont appelés à valider en assemblée générale un rapport financier et moral portant sur les activités de l’année précédente, ainsi que la composition du Bureau (président, secrétaire, trésorier et leurs suppléants) chargé de les représenter, avec les délégations pour prendre les décisions nécessaires au bon fonctionnement de l’orchestre.
Le Bureau de l'orchestre est responsable notamment du recrutement des instrumentistes permanents ou occasionnels de l'orchestre et, le cas échéant, de l'établissement de leurs contrats.

2. Statut des membres de l'orchestre
Compte tenu des compétences requises pour faire partie d'un orchestre de qualité, la participation à cette activité est soumise à des conditions particulières énoncées dans les paragraphes suivants.
Le statut de chaque membre résulte de la combinaison de trois critères :

  • Titulaire, stagiaire ou remplaçant
  • Bénévole ou rémunéré
  • Amateur ou professionnel.

2.1. Titulaire, stagiaire ou remplaçant
L'orchestre comporte un nombre déterminé de places pour chaque pupitre, selon les normes usuelles pour un orchestre symphonique. Ces places doivent en priorité être tenues par des membres permanents bénévoles, qui ne peuvent être remplacés contre leur gré sauf dans les cas cités au paragraphe §3.5. Ces membres sont dits "titulaires".
En cas de place vacante, un nouveau membre de préférence bénévole doit être recherché. A son arrivée, le nouveau membre se trouve en situation de stagiaire pendant une saison de répétitions et de concerts. A l'issue de cette période, et après une éventuelle audition sur des extraits du programme en cours, le Directeur décide, en concertation avec le Bureau, soit de l'admettre comme titulaire, soit de demander son départ et son remplacement, soit de prolonger son stage pour une nouvelle saison. Cette prolongation peut être renouvelée et le statut de stagiaire s’étendre sur une durée maximum de 12 mois.
En cas d'absence momentanée d'un membre titulaire ou stagiaire, pour un ou plusieurs concerts, le Directeur proposera au Bureau de l'orchestre un remplaçant, qui pourra éventuellement être défrayé ou rémunéré comme indiqué au paragraphe § 2.2.

2.2. Bénévole ou rémunéré
La participation aux activités de l'orchestre est en principe bénévole et doit être proposée en priorité à des musiciens non-rémunérés. Dans ce cas, seules les dépenses justifiées engagées pour le fonctionnement de l'association peuvent être remboursées, à l'exception des dépenses personnelles des musiciens (transport, repas, instrument, costume, impression des partitions…).
Lorsqu'il n'est pas possible de trouver un participant bénévole nécessaire à l'interprétation d'une œuvre ou pour remplacer un membre permanent momentanément empêché, il est fait appel à un instrumentiste rémunéré, nécessairement professionnel, qui est recruté par le Bureau de l'orchestre sur proposition du Directeur. Son engagement est alors limité aux séances de répétitions et de concerts nécessaires pour le programme, mais il peut bien sûr s'il le souhaite participer régulièrement aux activités de l'orchestre à titre bénévole en plus de son contrat.

2.3. Amateur ou professionnel
Est considéré comme professionnel le musicien qui remplit au moins l'une des conditions suivantes :

  • Occuper un emploi salarié permanent impliquant la pratique ou l'enseignement de son instrument d’orchestre
  • Etre immatriculé à la caisse des congés spectacles des artistes pour travailler de façon intermittente dans la pratique de son instrument

Les musiciens professionnels qui participent à l'activité de l'orchestre bénéficient de conditions particulières : exonération des cotisations, et éventuellement défraiement ou rémunération, notamment en cas d’impossibilité à trouver un musicien bénévole pour son poste.

3. Droits et devoirs des membres titulaires et stagiaires
Participer à une œuvre collective exige un minimum d'effort et de solidarité, assiduité ponctualité et travail personnel étant les premiers engagements pris par les membres de l’orchestre, tant pour les répétitions que pour les concerts.
Une participation minimum au bon fonctionnement de l’orchestre est aussi demandée, notamment pour l’installation, le rangement, et si possible le transport du matériel, avant et après les répétitions et concerts.

3.1. Absences de courte durée
Un membre peut être absent à une répétition, voire à un concert, pour des raisons personnelles ou professionnelles sérieuses, en prévenant dès que possible le chef de pupitre (dans tous les cas) et le chef d'orchestre (sauf pour les pupitres de cordes). En revanche, l'absentéisme fréquent ou inopiné n'est pas acceptable.
S'il s'agit d'un professionnel bénévole, le fait de s'absenter pour participer à une séance rémunérée est considéré comme une raison sérieuse et acceptable. Dans ce cas toutefois, le Directeur peut proposer un dédommagement à celui qui accepterait de renoncer à son cachet, plutôt que de lui chercher un remplaçant. Par ailleurs, un professionnel bénévole ne peut être tenu de participer à plus de répétitions qu'un remplaçant rémunéré.

3.2. Absence de longue durée d'un membre titulaire
Un membre titulaire qui prévoit d'être indisponible pour une à trois saisons consécutives peut conserver sa place à son retour, à condition d'en avoir informé le Directeur assez tôt pour permettre son remplacement. Dans le cas contraire il sera considéré comme démissionnaire.

3.3. Travail des difficultés d'exécution
Il est admissible qu'un membre de l'orchestre ne parvienne pas à jouer sa partie lors des premières répétitions, que ce soit pour des difficultés techniques, de lecture ou de mise en place. En revanche, il n'est pas admissible de se présenter à une répétition générale sans avoir fait le travail personnel nécessaire pour surmonter ces difficultés.

3.4. Comportement général
L'Orchestre Symphonique du Campus d'Orsay a pour objectif principal de permettre à ses membres de pratiquer la musique d'ensemble pour leur propre satisfaction. Il est essentiel de maintenir un climat amical et respectueux des autres parmi ses membres et un comportement qui méconnaîtrait gravement ces principes, y compris dans l’utilisation des outils numériques, réseaux sociaux et listes de distribution, n'est pas admissible.

3.5. Conditions d'application
Si un membre de l'orchestre présente un comportement non admissible selon les règles énoncées ci-dessus, son exclusion, temporaire ou définitive, pourra être prononcée par le Bureau de l'orchestre, saisi par le Directeur ou de sa propre initiative. Toutefois, l'intéressé doit avoir reçu un avertissement motivé au moins deux mois auparavant pour lui permettre de changer d'attitude.

4. Statut du directeur musical de l'orchestre
Le directeur musical de l'orchestre a une double mission, la direction de l'orchestre et l'organisation des concerts. Il est recruté pour une durée déterminée éventuellement renouvelable.

4.1. Direction musicale de l'orchestre
Outre la direction de l'orchestre pour les répétitions et les concerts, cette responsabilité inclut :

  • La décision de programmation musicale des concerts, en concertation avec le bureau
  • La sélection des musiciens remplaçants ou supplémentaires, y compris les solistes, avec validation du trésorier du bureau pour la partie financière
  • La décision d'admission d'un membre stagiaire comme titulaire
  • Le placement des musiciens et la répartition des rôles (premier ou second) dans chaque pupitre
  • Les relations avec les chœurs le cas échéant (sélection des partenaires, organisation)
  • La planification des répétitions.

4.2. Organisation des concerts
Le directeur musical assure également la fonction d'impresario de l'orchestre en recherchant et négociant les concerts en dehors du Campus d'Orsay. Cette fonction consiste à prospecter les organismes susceptibles d'acheter un concert, à organiser les plannings de l'orchestre, à négocier les conditions matérielles des prestations et à proposer les contrats à finaliser par le bureau.

4.3. Statut et rémunération
Le directeur musical reçoit pour chaque concert une rémunération forfaitaire couvrant l’ensemble des responsabilités ci-dessus, ainsi que le travail de répétitions. Cette somme est due pour tout concert, y compris ceux qui sont dirigés par un chef invité.

4.4. Contraintes budgétaires et autres
Les responsabilités du directeur s'exercent dans le cadre d’une étroite collaboration avec le bureau qui se réserve le droit de refuser une proposition de programme ou de concert, notamment si un déficit financier est prévisible sous les hypothèses habituelles de dépenses et recettes, ou pour éviter de dépasser les limites acceptables du nombre de concerts organisés sur une saison ou dans une année.
A noter, les dépenses habituelles par concert incluent les cachets du chef d’orchestre et des éventuels solistes et musiciens rémunérés, la location de salles, de matériel, de partitions, accord de piano, billetterie, droits SACEM, assurances, fleurs, la location d'autocars ou de véhicules de transport de matériel, les frais d'hébergement et de nourriture éventuels, les frais de publicité.
Aucune dépense ne peut être engagée par le directeur sans l'accord formel du président ou du trésorier de l'orchestre.

4.5. Remplacement en cas d'absence
Le directeur musical garantit la permanence de sa fonction en prenant toutes dispositions pour assurer les répétitions et les concerts programmés, sauf cas de force majeure. Dans un tel cas, il assure dès que possible son remplacement par une personne qualifiée, sans frais supplémentaire pour l'orchestre.

4.6. Litiges
En dehors des situations visées par le présent règlement, le directeur et le bureau s'efforceront de trouver à tout conflit une solution acceptable par toutes les parties. Si après deux réunions entre le bureau et le directeur aucun accord n'a été trouvé, le litige sera porté devant l'assemblée générale des membres de l'orchestre. Si aucune solution n'est trouvée à ce stade, et si la persistance du conflit dégrade sérieusement la vie de l'orchestre, il sera mis fin au contrat du directeur sans autre obligation réciproque ni indemnité.